Adjointe au département des services financiers

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Temps plein
Succursales de la région de Québec.

Sous l’autorité de la présidente-directrice générale (PDG), la personne titulaire du poste a comme principale tâche de fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe du service financier, pour l’organisation et le suivi des dossiers administratifs, logistiques, cléricaux et opérationnels, en effectuant des suivis rigoureux et diligents des dossiers qui lui sont confiés. Le titulaire du poste participe également à la mise en place de nouvelles idées, procédures et façons de faire pouvant contribuer à l’efficacité des suivis de dossiers clients.

Rôle et principales responsabilités

  • Fournir un soutien administratif, clérical et logistique aux membres de l’équipe pour le suivi des dossiers clients tant en assurances collectives, assurances personnelles et service-conseil en placement.
  • Assurer une vigie et prendre connaissance des communications avec l’AMF et autres partenaires et institutions (paiements, maintien du cabinet, mise à jour, etc.) pour supporter les actions concernant la conformité du cabinet et de ses représentants.
  • Fournir un soutien logistique pour la préparation de documents, contrats, lettres, campagnes marketing (RÉER, hypothèque, etc.)
  • Fixer les rendez-vous, préparer et numériser les dossiers, planifier et inscrire les suivis, entrer les notes dans le système, assurer le suivi des transactions et des inscriptions à l’infolettre.
  • Maintenir à jour les différentes listes, carnets d’adresses et fichiers nécessaires pour le suivi d’activités ou de correspondances, à l’interne comme à l’externe.
  • Préparer de la documentation, tableaux ou tout autre document nécessitant l’utilisation des logiciels d’usage; Word, Excel, Visio ou PowerPoint.
  • Maintenir à jour le cahier des procédures.

Compétences et qualifications requises

  • Formation pertinente en bureautique et/ou assurances et services financiers (DEC, AEC).
  • Expérience significative en soutien administratif dans le secteur financier.
  • Fortes habiletés organisationnelles et de gestion du temps.
  • Français impeccable (oral et écrit).
  • Habiletés informatiques dans les logiciels courants de la suite Office.
  • Anglais de base (oral et écrit).
  • Connaissance du milieu bancaire, de l’assurance, des services financiers et de la conformité, un atout.
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches à la fois.
  • Autonomie, efficacité et profil axé vers les solutions.
  • Raffinement et discrétion exemplaire.
  • Initiative, esprit d’équipe et intégrité.

Conditions de travail

  • Environnement de travail stimulant, corporatif et humain.
  • Rémunération concurrentielle.
  • Allocation de dépenses.
  • Assurances collectives et avantages sociaux complets. 
  • Programme de développement des compétences.